今までの年賀状管理ルール
普段の年賀状の管理ルールは、新しく届いた年賀状を年賀状ファイルに入れ、それより古いものは袋にまとめて保管し、さらに古い1年分は処分するというものでした。だいたい2年分だけを手元に残す、というやり方です。
最初は昨年1年分だけを残しておけばいいかなと思ったのですが、喪中で年賀状が受け取れなかった人もいるので、2年にしました。
「年賀状じまい」を決めた理由
そんな中、昨年いただいた年賀状を最後に、「年賀状じまい」をしました。年賀状ハガキを用意して印刷し、次に喪中で出せない人を切り分けて住所録を確認し、宛名を印刷していくという作業を11月中旬から12月の忙しい時期に行うのが負担でした。
さらに、親しい人とはLINEでやり取りをしていて、新年のお祝いメッセージもLINEで交換するようになっていました。そのためか、そうした方たちの中にも、年々「年賀状じまい」をしていく人が増えていました。
そこで昨年、定年退職を迎えたタイミングで「年賀状じまい」をしようと思ったのです。確かに、年一回の年賀状で先方の安否確認ができないのはちょっと寂しいなと思いました。でも、どうしてもこちらから連絡を取りたいと思う相手には、「年賀状じまい」の後でも手紙やメール、LINEのやり取りに切り替えられるかなと思いました。
年賀状は手放す、でも住所録は残す
年賀状じまいをしたということは、これから新しい年賀状が増えることはありません。それなら、「いつまでも『年賀状ファイル』に残しておく必要もないな」と思い、今保管している分もすべて処分することにしました。
しかし、いざ処分しようとすると、「もし何かあったときに、連絡先がわからなくなると困るかもしれない」という不安が出てきました。「年賀状そのものは不要でも、そこに書かれている住所や名前という『情報』は、まだ必要かもしれない。」そう思って、住所録だけは残すことにしました。
住所録は紙とデータ、両方で保管
住所録は、もともと年賀状作成ソフトの中にデータとして残っていました。ただ、パソコンを新しく買い替えたこともあり、このタイミングで住所録だけをCSV形式で書き出し、Excelファイルとして保管し直すことにしました。
具体的には、年賀状ソフトのエクスポート機能を使い、氏名・郵便番号・住所だけの項目に絞って書き出しました。もし年賀状に電話番号やメールアドレスが書かれている方がいれば、その項目も一緒に残しておくと、より安心かもしれません。
データだけでなく、念のため紙でも一部残しておくことにしています。パソコンの不具合やファイルの破損があっても、紙があればすぐに確認できるので、電子データと紙、両方で備えておくのが安心だと思ったからです。
まとめ
こうして、年賀状という「モノ」は手放しても、住所録という「情報」だけはしっかり残すことができました。断捨離というと、とにかく減らすことばかりに気を取られがちですが、「モノ」として残すべきか、「情報」として残すべきかを分けて考えると、迷わず手放せるものが増えていく気がします。
もし年賀状じまいをするかどうか迷っている方がいたら、「モノ」として残すべきか、「情報」として残すべきかを分けて考えてみると、判断しやすくなるかもしれません。
コメント